بیاحترامی در محیط کار همیشه با صدای بلند و درگیری شروع نمیشود. گاهی خودش را در جلسهای نشان میدهد که دیر آغاز میشود، پیام مربوط به کاری که در ساعت ۱۱ شب فرستاده میشود یا انتقادی که جلوی دیگران مطرح میشود.
این رفتارها شاید کوچک به نظر برسند، اما اعتماد تیم نسبت به شما را آرامآرام از بین میبرند.
آداب معاشرت در محیط کار فقط درباره سلامکردن و انتخاب واژههای مؤدبانه نیست. درباره این است که رفتار شما چقدر کارکردن را برای دیگران روشنتر، سادهتر و کمتنشتر میکند.
پاسخ کوتاه
آداب معاشرت در محیط کار یعنی وقت، تمرکز، حریم و شأن دیگران را جدی بگیریم.
نحوه درخواستکردن، حضور در جلسه، ارسال پیام، مخالفت با یک تصمیم، نقد عملکرد و پذیرش اشتباه، همگی بخشی از رفتار کاری هستند.
محیط کاری سالم جایی نیست که هیچ اختلافی در آن وجود نداشته باشد. جایی است که آدمها بتوانند اختلافشان را بدون تحقیر، حاشیهسازی و آسیبزدن به کار حل کنند.
آداب معاشرت در محیط کار دقیقاً چیست؟
آداب معاشرت مجموعهای از قواعد رفتاری است که ارتباط میان همکاران را قابل پیشبینی میکند.
هر فرد باید بداند:
- چگونه درخواست کاری خود را مطرح کند.
- تا چه ساعتی میتواند پیام کاری بفرستد.
- چگونه با نظر مدیر یا همکار مخالفت کند.
- چه زمانی باید اشتباه خود را بپذیرد.
- چه موضوعاتی وارد حریم شخصی دیگران میشوند.
- چگونه بدون تحقیر، بازخورد منفی بدهد.
سلامکردن، پوشش متناسب و انتخاب واژههای محترمانه مهماند، اما تمام ماجرا نیستند.
کارمندی که همیشه با لبخند سلام میکند اما فایل موردنیاز همکارش را سه روز دیر میفرستد، هنوز یکی از قواعد اصلی احترام کاری را رعایت نکرده است: احترام به زمان دیگران.
خاطرهای که نگاهم به احترام کاری را تغییر داد
سالها پیش در یک شرکت خدماتی، دو سرپرست باتجربه داشتیم که تقریباً هر هفته در جلسات سازمان با یکدیگر درگیر میشدند.
یکی از آنها معتقد بود همکارش همکاری نمیکند. دیگری میگفت درخواست ها همیشه ناقص و دقیقه نودی به دست او میرسند. من هم در ابتدا تصور میکردم مسئله به اخلاق و روحیه این دو نفر مربوط است.
چند جلسه جداگانه برگزار کردم. به هر دو گفتم باید محترمانه تر رفتار کنند و اختلافشان را کنار بگذارند. چند روز اوضاع آرام میشد و دوباره همان تنش قبلی برمیگشت.
بعد تصمیم گرفتیم درخواست های میان دو واحد را بررسی کنیم.
مشخص شد بیشتر درخواست ها شفاهی یا در چند پیام جداگانه ارسال میشوند. اینکه چه کسی مسئول کار بود شفاف نبود. زمان تحویل مشخص نمیشد. واژه «فوری» هم تقریباً برای همه درخواست ها و تسک ها استفاده میشد.
مشکل فقط رفتار دو سرپرست نبود. مسیر ارتباطی سازمان بد طراحی شده بود.
یک فرم ساده ساختیم که در آن شرح درخواست، مسئول، مهلت، فایلهای موردنیاز و دلیل فوریت نوشته میشد. ظرف چند هفته، بخش زیادی از تنش کم شد.
این تجربه یک نکته را برای من روشن کرد:
گاهی آنچه بی احترامی میبینیم، نتیجه یک روش کاری مبهم است و با شفافیت حل می شود.
البته فراموش نکنیدخاطره و این حرف رفتار نادرست را توجیه نمی کند. اما مدیر قبل از قضاوت درباره شخصیت آدمها باید بررسی کند آیا روش ارتباط، مسئولیتها و انتظارها روشن هستند یا نه.
چرا آداب معاشرت برای مدیر مهم است؟
بعضی مدیران تصور میکنند هر فرد بالغی باید خودش بداند چگونه در محیط کار رفتار کند.
این انتظار قابل فهم است، اما همیشه جواب نمیدهد.
افراد از محیطهای خانوادگی، فرهنگی و کاری متفاوتی وارد یک سازمان میشوند. تعریف آنها از احترام، صمیمیت، فوریت، نظم و حریم شخصی یکسان نیست.
برای مثال:
- یک مدیر صدای بلند را نشانه جدیت میداند و کارمند آن را تحقیر تلقی میکند.
- یک همکار پیگیری مداوم را مسئولیتپذیری میداند و دیگری آن را مزاحمت میبیند.
- یک واحد درخواست شفاهی را کافی میداند و واحد دیگر منتظر ثبت مکتوب میماند.
- یک نفر پیام شبانه را عادی میداند و دیگری آن را ورود به زمان شخصی تلقی میکند.
اگر قواعد روشن نباشند، هرکس با معیار خودش رفتار میکند. نتیجه این است که بخشی از انرژی کارکنان بهجای انجام کار، صرف تفسیر رفتار دیگران میشود.
فرهنگ سازمانی هم از همین رفتارهای روزمره ساخته میشود.
روشننبودن مرزهای ارتباطی فقط باعث اختلاف نمیشود؛ فشار روانی تیم را هم بیشتر میکند. در مقاله چطور سازمانی بدون استرس داشته باشیم؟ درباره نقش مدیر و قواعد کاری در کمکردن تنشهای سازمانی بیشتر توضیح دادهایم.
۱۰ اصل آداب معاشرت در محیط کار
۱. وقت دیگران را جدی بگیرید
دیررسیدن فقط مسئله شخصی فردی که تأخیر دارد نیست.
اگر هشت نفر پنج دقیقه منتظر شروع جلسه بمانند، سازمان در مجموع ۴۰ دقیقه زمان از دست داده است.
رعایت وقت یعنی:
- در ساعت اعلامشده حاضر شوید.
- تأخیر خود را زودتر اطلاع دهید.
- جلسه را بدون دلیل طولانی نکنید.
- سؤالهایی را که پاسخشان در پیام قبلی وجود دارد، دوباره نپرسید.
- برای درخواستها مهلت واقعی تعیین کنید.
مدیری که خودش همیشه دیر وارد جلسه میشود، نمیتواند از تیم انتظار نظم زمانی داشته باشد.
کارکنان رفتار مدیر را دقیقتر از آییننامههای سازمان میبینند.
۲. درخواست کاری را روشن مطرح کنید
پیامهایی مانند «این را بررسی کن»، «زودتر جمعش کنید» یا «گزارش را آماده کنید» بیشتر از آنکه کار را جلو ببرند، سؤال تولید میکنند.
یک درخواست روشن باید حداقل چهار جزء داشته باشد:
- چه خروجیای لازم است؟
- مسئول انجام آن چه کسی است؟
- مهلت تحویل چه زمانی است؟
- خروجی باید در چه قالبی ارائه شود؟
بهجای این جمله:
گزارش فروش را آماده کنید.
بنویسید:
گزارش فروش سه ماه گذشته را به تفکیک محصول، مبلغ فروش و حاشیه سود تا ساعت ۱۴ چهارشنبه در فایل اکسل ارسال کنید.
روشن حرفزدن فقط یک مهارت ارتباطی نیست. نوعی احترام به وقت و تمرکز دیگران است.
۳. میان صراحت و بیاحترامی تفاوت بگذارید
صراحت یعنی مسئله را بدون ابهام مطرح کنید.
بیاحترامی یعنی شخصیت فرد را زیر سؤال ببرید.
این دو جمله یک اثر ندارند:
این گزارش قابل استفاده نیست. شما همیشه بیدقت هستید.
و:
جمع اعداد صفحه دوم با فایل مالی مطابقت ندارد. لطفاً منبع اعداد را دوباره بررسی کنید.
در جمله دوم، مشکل مشخص است و فرد میداند چه چیزی را باید اصلاح کند. در جمله اول، نقد از خروجی عبور کرده و به شخصیت رسیده است.
مدیر قرار نیست برای حفظ ظاهر از نقدکردن بترسد. باید طوری نقد کند که مسیر اصلاح روشن بماند.
بازخورد فقط به شیوه انتقادکردن مربوط نیست؛ طرف مقابل هم باید بتواند بدون موضع دفاعی، حرف را بشنود و بررسی کند. برای تکمیل این بحث، مقاله چگونه انتقادپذیر باشیم؟ را بخوانید.
۴. اجازه دهید دیگران حرفشان را تمام کنند
قطعکردن صحبت دیگران معمولاً با این توجیه انجام میشود که «من منظورش را فهمیدم» یا «وقت جلسه کم است».
اما این رفتار دو پیام میفرستد:
- حرف شما برای من اهمیت کافی ندارد.
- من زودتر از شما میدانم مسئله چیست.
ممکن است واقعاً وقت جلسه محدود باشد. در این شرایط، مدیر باید زمان صحبت را مدیریت کند، نه اینکه با قطع مداوم حرف افراد، سرعت ظاهری ایجاد کند.
جلسهای که در آن فقط افراد پرصداتر شنیده میشوند، تصویر درستی از نظر تیم نمیدهد.
۵. مخالفت را به جنگ شخصی تبدیل نکنید
اختلافنظر در محیط کار طبیعی است. حتی نبود اختلاف میتواند نشانه سکوت یا ترس باشد.
مسئله اصلی، شیوه بیان اختلاف است.
هنگام مخالفت:
- اجازه دهید طرف مقابل توضیحش را کامل کند.
- روی موضوع بمانید.
- از عباراتی مانند «شما همیشه» و «شما هیچوقت» استفاده نکنید.
- داده، نمونه یا تجربه مشخص بیاورید.
- یک پیشنهاد جایگزین ارائه کنید.
- مخالفت در جمع را به نمایش قدرت تبدیل نکنید.
میتوانید بگویید:
با این زمانبندی موافق نیستم، چون تیم اجرا برای تحویل آزمایشی حداقل ده روز زمان خواسته است.
لازم نیست بگویید:
شما اصلاً شرایط تیم را نمیفهمید.
۶. حریم شخصی همکاران را رعایت کنید
همکاربودن مجوز ورود به همه بخشهای زندگی یکدیگر نیست.
پرسیدن درباره درآمد، ازدواج، فرزندآوری، بیماری، اختلاف خانوادگی یا موضوعات شخصی ممکن است برای یک نفر عادی و برای دیگری آزاردهنده باشد.
اطلاعاتی را هم که در گفتوگویی خصوصی شنیدهاید، بدون اجازه در جمع مطرح نکنید.
حتی اگر نیت بدی ندارید، اختیار انتشار آن اطلاعات با شما نیست.
احترام یعنی طرف مقابل مجبور نباشد برای حفظ مرزش هر بار با شما مقابله کند.
۷. ساعت کاری و زمان شخصی را مخلوط نکنید
دسترسی به پیامرسانها باعث شده ارسال پیام در هر ساعتی ساده باشد. اما سادهبودن ارسال به معنی مناسببودن زمان آن نیست.
اگر موضوع فوریت واقعی ندارد:
- پیام را در ساعت کاری ارسال کنید.
- شبها تماس تلفنی نگیرید.
- انتظار پاسخ فوری خارج از ساعت کار نداشته باشید.
- از امکان زمانبندی ارسال پیام استفاده کنید.
- فوریت را از ضعف برنامهریزی جدا کنید.
اگر مدیر مرتب ساعت ۱۰ شب پیام میدهد، عبارت «لازم نیست الان جواب بدهید» همیشه فشار را از بین نمیبرد. کارمند ممکن است همچنان احساس کند باید پاسخ دهد.
وقتی همهچیز فوری است، احتمالاً هیچ اولویتی واقعاً روشن نیست.
۸. در فضای مشترک، تمرکز دیگران را نادیده نگیرید
صدای بلند، تماس طولانی، استفاده از بلندگوی تلفن، بوی شدید غذا یا عطر و اشغال بیدلیل اتاق جلسه میتواند تمرکز دیگران را مختل کند.
در دفترهای اشتراکی، رفتار یک نفر فقط به خودش مربوط نیست.
لازم نیست محیط کاملاً ساکت باشد، اما بهتر است برای تماس تلفنی، گفتوگوی گروهی، استفاده از اتاق جلسه و صرف غذا قواعد مشخصی وجود داشته باشد.
چیزی که برای شما عادی است، نباید به هزینه تمرکز دیگران تبدیل شود.
۹. غیبت و انتقال حرف را متوقف کنید
صحبت درباره رفتار یک همکار در غیاب او همیشه غیبت نیست. گاهی برای حل یک مسئله کاری باید موضوع را با مدیر یا منابع انسانی در میان گذاشت.
تفاوت در هدف گفتوگوست.
قبل از مطرحکردن موضوع از خودتان بپرسید:
- آیا این مسئله به کار مربوط است؟
- آیا آن را با فرد مسئول مطرح میکنم؟
- آیا قرار است تصمیم یا اصلاحی از این گفتوگو حاصل شود؟
- آیا همین حرف را در حضور آن همکار نیز مطرح میکنم؟
اگر پاسخ بیشتر این سؤالها منفی است، احتمالاً گفتوگو فقط حاشیه تولید میکند.
مدیری که همیشه شنونده گلایههای پشتپرده است، ناخواسته همین رفتار را تقویت میکند.
۱۰. اشتباه را بپذیرید
یکی از نشانههای بلوغ کاری، توانایی گفتن این جمله است:
این بخش از کار به مسئولیت من مربوط بود و بهموقع انجام نشد.
توضیح شرایط لازم است، اما توضیح با توجیه تفاوت دارد.
وقتی افراد همیشه مشتری، واحد دیگر، نرمافزار، بازار یا کمبود زمان را مقصر معرفی میکنند، پیداکردن دلیل اصلی دشوار میشود.
پذیرش مسئولیت به معنی سرزنش خود نیست. یعنی سهم خود را در نتیجه ببینید و اقدام بعدی را مشخص کنید.
اشتباه رایج مدیران در برخورد با رفتار نامناسب
مدیر پس از بروز تنش، معمولاً افراد را صدا میزند و میگوید:
با هم بهتر رفتار کنید.
این توصیه آنقدر کلی است که هر فرد تصور میکند خودش درست رفتار کرده و طرف مقابل باید تغییر کند.
مدیر باید رفتار مورد انتظار را دقیق تعریف کند:
- پیامهای عادی تا چه ساعتی ارسال شوند؟
- اختلاف ابتدا با چه کسی مطرح شود؟
- چند دقیقه تأخیر در جلسه قابل قبول است؟
- بازخورد منفی در جمع داده شود یا در جلسه دونفره؟
- درخواستهای میان واحدها در چه قالبی ثبت شوند؟
- چه موضوعی واقعاً فوری محسوب میشود؟
اگر قواعد روشن نباشند، برخورد مدیر نیز سلیقهای میشود. ممکن است رفتاری در یک واحد تحمل شود و همان رفتار در واحد دیگر تذکر بگیرد.
مدیران چه مسئولیتی دارند؟
مدیر فقط ناظر رفتار کارکنان نیست. خودش یکی از منابع اصلی شکلگیری رفتار در تیم است.
کارکنان سازمان قبل از هر چیزی رفتار مدیران خود را نگاه میکنند، از نحوه رفتار مدیر با تأخیر، اشتباه و مخالفت الگو میگیرند
مدیر نمیتواند:
- حرف دیگران را قطع کند و از تیم انتظار شنیدن داشته باشد.
- شبها پیام بفرستد و درباره مرز زمانی صحبت کند.
- جلوی جمع تحقیر کند و از همکاران احترام بخواهد.
- دیر وارد جلسه شود و روی نظم تیم تأکید کند.
- اطلاعات خصوصی کارکنان را بازگو کند و انتظار اعتماد داشته باشد.
- هنگام اشتباه دیگران سختگیر و هنگام اشتباه خودش توجیهگر باشد.
تجربه به همه ما قطعا ثابت کرده که قاعده در سازمان با مشاهده رفتار مدیران آن سازمان ساخته میشود نه با حرف و وعده
چگونه آداب معاشرت را در محیط کار اجرا کنیم؟
از سه اصطکاک پرتکرار شروع کنید
از نوشتن آییننامهای طولانی شروع نکنید.
سه رفتاری را پیدا کنید که بیشترین تنش را در شرکت ایجاد میکنند. برای مثال:
- تأخیر در جلسه
- ارسال پیام خارج از ساعت کار
- درخواستهای مبهم
- انتقاد در جمع
- پاسخندادن به پیامهای کاری
- انتقال حرف همکاران
رفتار مورد انتظار را قابل مشاهده بنویسید
بهجای جمله «به یکدیگر احترام بگذارید»، قواعدی بنویسید که بتوان رعایتشدن آنها را دید:
- جلسه رأس ساعت شروع میشود.
- پیام عادی پس از ساعت ۱۸ برای روز کاری بعد تلقی میشود.
- بازخورد منفی درباره فرد در جلسه عمومی مطرح نمیشود.
- هر درخواست میان دو واحد باید مسئول و موعد داشته باشد.
- اختلاف ابتدا میان افراد درگیر مطرح میشود و بعد به مدیر میرسد.
مدیران را از قواعد مستثنا نکنید
اگر قواعد فقط برای کارکنان باشند، خیلی زود اعتبارشان را از دست میدهند.
مدیران باید زودتر و دقیقتر از دیگران آنها را رعایت کنند.
تذکر را بهموقع بدهید
رفتار نامناسب را چند ماه جمع نکنید تا در ارزیابی سالانه مطرح شود.
بازخورد باید نزدیک به زمان اتفاق باشد و سه بخش داشته باشد:
- چه رفتاری دیده شد؟
- چه اثری روی کار یا افراد گذاشت؟
- انتظار بعدی چیست؟
مثلاً:
در جلسه امروز دو بار صحبت همکارتان را قطع کردید. این کار اجازه نداد توضیحش کامل شود. در جلسه بعد صبر کنید صحبت تمام شود و بعد نقدتان را مطرح کنید.
رفتار را از شخصیت فرد جدا کنید
نگویید:
شما آدم بیملاحظهای هستید.
بگویید:
ارسال درخواست در پایان روز و تعیین موعد صبح فردا، برنامه تیم را به هم میزند.
هدف باید اصلاح رفتار باشد، نه صدور حکم درباره شخصیت فرد.
چه نشانههایی را باید بررسی کنیم؟
آداب معاشرت را نمیتوان فقط با عدد سنجید، اما چند شاخص میتوانند وضعیت را روشن کنند:
- چند درصد جلسات با بیش از پنج دقیقه تأخیر شروع میشوند؟
- چند درخواست به دلیل ابهام دوباره پیگیری میشوند؟
- چند تعارض مشابه میان دو واحد در یک ماه تکرار میشود؟
- چند پیام کاری خارج از ساعت تعیینشده ارسال میشود؟
- چند شکایت درباره تحقیر، قطع صحبت یا رفتار نامناسب ثبت شده است؟
- کارکنان تا چه اندازه میتوانند بدون ترس، مخالفت یا اشتباه را مطرح کنند؟
عدد جای گفتوگو را نمیگیرد. فقط کمک میکند مسئله از حد برداشت شخصی خارج شود.
سؤالهای پرتکرار درباره آداب معاشرت در محیط کار
آیا صمیمیت با همکاران اشتباه است؟
خیر. صمیمیت میتواند همکاری را سادهتر کند، اما نباید مرز مسئولیت، حریم شخصی یا احترام را از بین ببرد. شوخیای که یک نفر را ناراحت میکند، با برچسب صمیمیت قابل دفاع نیست.
هنگام اختلاف با مدیر چه کار کنیم؟
مخالفت را با داده، مثال و پیشنهاد جایگزین مطرح کنید. زمان و محل گفتوگو نیز مهم است. نقد ناگهانی در جمع ممکن است بحث را از موضوع اصلی خارج کند.
آیا دیر پاسخدادن به پیام کاری بیاحترامی است؟
همیشه نه. زمان پاسخ باید با نوع کار و فوریت موضوع هماهنگ باشد. مشکل زمانی شروع میشود که هیچ قاعدهای وجود ندارد و هرکس انتظار خودش را معیار قرار میدهد.
با همکار بیادب چگونه برخورد کنیم؟
ابتدا رفتار مشخص را مستقیم و آرام مطرح کنید. اگر رفتار تکرار شد یا امکان گفتوگوی امن وجود نداشت، موضوع را همراه با مثال مشخص به مدیر یا منابع انسانی منتقل کنید. از برچسبزدن به شخصیت فرد خودداری کنید.
آیا مدیر میتواند خارج از ساعت کار پیام بفرستد؟
در شرایط اضطراری بله. اما اگر این رفتار به عادت تبدیل شده است، باید درباره فوریتها، ساعات پاسخ و شیوه برنامهریزی دوباره تصمیم گرفته شود.
احترام با رفتارهای کوچک ساخته میشود
فرهنگ واقعی شرکت را میتوان در چند صحنه و موقعیت بسیار معمولی و ساده دید: آیا جلسه سر وقت شروع میشود؟ آیا مدیر اجازه میدهد افراد حرفشان را تمام کنند؟ آیا درخواستها روشناند؟ آیا اشتباه بدون تحقیر مطرح میشود؟ آیا زمان شخصی کارکنان جدی گرفته میشود؟
وقتی این جزئیات رعایت نمیشوند، نمیتوان با نصب چند جمله روی دیوار و شعار دادن از احترام سازمانی حرف زد.
از یک رفتار مشخص شروع کنید. یک جلسه را سر وقت آغاز کنید. یک درخواست مبهم را دوباره و روشن بنویسید. یک انتقاد را از شخصیت فرد جدا کنید.
آداب معاشرت در محیط کار از همینجا ساخته میشود؛ نه از تعارف بیشتر، بلکه از اصطکاک رفتاری کمتر.
